商务写作（Business Writing）
在工作中写作（Writing in Your Job）
如果你在工作中需要写点什么，这一章就是为你准备的。正如科学写作一样，焦虑是问题的一大半，而人性和清晰的思考是解药的一大半。
虽然这是一本关于写作的书，但它不只是为作家写的。它的原则适用于每一个在日常工作中被期望写点东西的人。备忘录（memo）、商务信函（business letter）、行政报告（administrative report）、财务分析（financial analysis）、营销提案（marketing proposal）、给老板的便条、传真（fax）、电子邮件（e-mail）、便签贴（Post-it）——所有这些每天在办公室里流转的纸片都是写作的形式。认真对待它们。无数职业生涯的起落，取决于员工能否条理清楚地陈述事实、总结会议或呈现一个想法。
大多数人为机构工作：企业、银行、保险公司、律师事务所、政府机构、学校系统、非营利组织和其他实体。这些人中有许多是管理者，他们的写作面向公众：向股东讲话的总裁、解释程序变更的银行家、给家长写通讯稿的校长。无论他们是谁，他们都往往如此害怕写作，以至于他们的句子毫无人性——他们的机构也是如此。很难想象这些是真实的地方，有真实的男男女女每天早晨来上班。
但仅仅因为人们为机构工作，他们不必写得像机构。机构可以被暖化。行政人员可以变回人类。信息可以清晰而毫不浮夸地传达。你只需要记住，读者认同的是人，而不是「盈利能力」这样的抽象概念，不是「利用率」（utilization）和「实施」（implementation）这样的拉丁词根名词，也不是那种没人能在其中看到任何人做任何事的呆板结构：「预可行性研究正处于文书工作阶段。」
没有人比乔治·奥威尔（George Orwell）说得更好，他把《传道书》（Ecclesiastes）中这段著名诗句翻译成了现代官僚主义的模糊语言：
我又转念，见日光之下，快跑的未必能赢，力战的未必得胜，智慧的未必得粮食，明哲的未必得资财，灵巧的未必得喜悦；所临到众人的，是在乎当时的机会。
奥威尔的版本是这样的：
对当代现象的客观考量迫使我们得出这样的结论：在竞争性活动中，成败与否并不倾向于与天赋能力相称，而是必须始终将相当大比例的不可预测因素纳入考虑。
首先注意这两段文字看起来如何。上面第一段邀请我们去读它。词语简短，周围有空气；它们传达出人类言语的节奏。第二段塞满了长词。它立刻告诉我们，一个沉重的心灵正在运作。我们不想和一个用如此令人窒息的言语表达自己的心灵有任何来往。我们甚至不会开始读。
还要注意这两段文字说了什么。第二段中，日常生活的短词和生动意象——赛跑与战斗、粮食与资财——消失了，取而代之的是一瘸一拐走来的、含义笼统的冗长松垮名词。一个人做了什么（「我又转念」）或者他对生命核心奥秘之一——命运的无常——领悟到了什么（「见」），这种种感觉全部荡然无存。
让我举例说明这种疾病如何感染大多数人在工作中所写的文字。我用校长们作为第一个例子，不是因为他们是最严重的违犯者（他们不是），而是因为我恰好有这样的例子。不过，我的观点是针对所有在那些语言失去人性、没人知道管事的人在说什么的组织里工作的男男女女。
我与校长们的接触始于我接到康涅狄格州格林尼治（Greenwich, Connecticut）学区总监欧内斯特·B. 弗莱什曼（Ernest B. Fleishman）博士的电话。「我们希望您来给我们『去行话化』（dejargonize），」他说。「我们认为，除非我们学区系统顶层的所有人都清理自己的写作，否则我们无法教学生写作。」他说他会寄给我一些系统内部产生的典型材料。他的想法是让我分析这些写作，然后主持一个工作坊（workshop）。
吸引我的是弗莱什曼博士和他的同事们愿意让自己暴露弱点；脆弱自有其力量。我们定下了日期，很快一个鼓鼓的信封就到了。里面装着各种内部备忘录和油印的通讯稿，是镇上 16 所小学、初中和高中寄给家长的。
这些通讯稿看起来欢快而随意。显然这个系统在努力与家庭温暖地沟通。但即使乍一看，某些冷冰冰的短语也引起了我的注意（「优先化的评估程序」、「调整过的分科时间表」），还有一位校长承诺他的学校将提供「强化的积极学习环境」。同样显而易见的是，这个系统并没有像它自以为的那样温暖地沟通。
我研究了校长们的材料，把它们分成好的和坏的例子。在格林尼治约定好的那个上午，我发现 40 位校长和课程协调员（curriculum coordinator）聚集在一起，渴望学习。我告诉他们，我只能为他们甘愿接受这样一个威胁到他们身份的流程而鼓掌。在全国对「约翰尼为什么不会写作」的喧嚣声中，弗莱什曼博士是我经历中的第一个承认年轻人并非语言垃圾专利的成年人。
我告诉校长们，我们希望把管理我们孩子学校的男男女女想象成和我们自己没什么不同的人。我们怀疑矫揉造作，怀疑社会科学家们为了不向普通凡人把话说明白而发明的所有流行词。我敦促他们自然一些。我们怎么写、怎么说话，就是我们如何定义自己。
我请他们听听自己是如何向社区定义自己的。我把某些糟糕的例子复印了，改掉了学校和校长的名字。我解释说我会大声朗读其中一些例子。稍后我们会看看他们能否把自己写的东西改写成通俗英语（plain English）。这是我的第一个例子：
亲爱的家长：
我们建立了一个专门的电话沟通系统，以提供家长参与的额外机会。本学年我们将更加重视沟通这一目标，并利用各种手段来实现这一目标。您作为家长，从独特的位置出发所提供的意见，将帮助我们规划和实施一项满足您孩子需求的教育计划。家长与教师之间开放的对话、反馈和信息分享，将使我们能够以最有效的方式与您的孩子合作。
乔治·B. 琼斯博士 校长
这就是那种我不想收到的沟通，尽管我的家长意见可能很独特。我想被告知的是，学校会让我更容易给老师打电话，并希望我经常打电话讨论我的孩子们过得怎么样。相反，家长得到的是一堆垃圾：「专门的电话沟通系统」、「更加重视沟通这一目标」、「规划和实施一项教育计划」。至于「开放的对话、反馈和信息分享」，那是同一件事的三种说法。
琼斯博士显然是个好心人，他的计划是我们都想要的：有机会拿起电话，告诉校长约翰尼是个多么棒的孩子，尽管上周二在操场上发生了那起不幸事件。但琼斯博士听起来不像我想打电话的人。事实上，他听起来不像个人。他的信息可能是电脑敲出来的。他在浪费一笔丰富的资源：他自己。
我选的另一个例子是学年开始时寄给家长的一封「校长致辞」。它由两段非常不同的文字组成：
从根本上说，福斯特是一所好学校。在特定学科或学习技能领域需要帮助的学生正在得到特别关注。在即将到来的学年里，我们寻求提供强化的积极学习环境。儿童和教职员工必须在有利于学习的氛围中工作。需要各种各样的教学材料。需要对个体能力和学习风格给予细致的关注。学校与家庭之间的合作对学习过程极为重要。我们所有人都应该清楚每个孩子所期望的教育目标。
请随时了解今年为我们的孩子所做的规划，并让我们知道您的问题以及您的孩子可能有的任何特殊需求。我在头几周已经见到了你们中的许多人。请继续顺路来访，介绍您自己或谈谈福斯特。我期待我们所有人度过富有成效的一年。
雷·B. 道森博士 校长
在第二段里，向我致意的是一个人；在第一段里，我听到的是一位教育工作者。我喜欢第二段里真实的道森博士。他用温暖舒适的措辞说话：「请随时了解」、「让我们知道」、「我已经见到」、「请继续」、「我期待」。
相比之下，第一段里的教育工作者道森从不使用「我」，甚至不暗示「我」的存在。他退回到他职业的行话里，在那里他觉得安全，却没有停下来注意到他其实什么也没告诉家长。什么是「学习技能领域」，它们与「学科」有何不同？什么是「强化的积极学习环境」，它与「有利于学习的氛围」有何不同？什么是「各种各样的教学材料」：铅笔、教科书、教学胶片？「学习风格」到底是什么？哪些「教育目标」是被「期望」的？
简而言之，第二段温暖而亲切；另一段学究气而含糊。这是我反复发现的模式。每当校长们写信通知家长某个人性化的细节时，他们写得富有人性：
学校门前的交通似乎又开始拥堵了。如果可能的话，请在一天结束时到学校后面来接您的孩子。
如果你们能跟孩子们谈谈他们在食堂里的行为，我将不胜感激。如果你们能看到孩子们吃饭时的举止，你们中的许多人会完全惊骇。偶尔检查一下他们是否欠午餐费。有时候孩子们还钱很慢。
但当教育工作者们写信解释他们打算如何进行教育时，他们就消失得无影无踪：
在这份文件中，您将找到已被识别并优先化的项目目标和目的。基于可接受的标准，还建立了针对这些目标的评估程序。
在上述做法实施之前，学生很少接触多项选择题。我们认为，与学生目前所学单元相关联的练习题的使用产生了极其积极的效果，考试成绩也证实了这一点。
在我读过各种好坏例子之后，校长们开始听出他们真实的自我与教育工作者自我之间的区别。问题是如何弥合这一差距。我背诵了我的四条信念：清晰（clarity）、简洁（simplicity）、简练（brevity）和人性（humanity）。我解释了使用主动动词和避免「概念名词」（concept noun）的道理。我告诉他们不要把教育的特殊词汇当作拐杖；几乎任何主题都可以用良好的英语讲清楚。
这些都是基本原则，但校长们把它们记下来，仿佛从未听说过——也许他们确实没听过，或者至少很多年没听过了。也许这就是为什么官僚文体变得如此臃肿不堪，无论是什么样的官僚机构。一旦行政人员升到一定级别，就再也没有人向他指出简单陈述句的美，或者向他指出他的写作如何已经肿胀着浮夸的概括。
最后我们的工作坊开始干活了。我分发我的复印件，请校长们改写那些更棘手的句子。那是一个严峻的时刻。他们第一次遇见了敌人。他们在便笺簿上潦草书写，又划掉写下的东西。有些人什么也没写。有些人揉皱了纸。他们开始看起来像作家了。一种可怕的寂静笼罩着房间，只被划掉句子的声音和揉纸的声音打破。他们开始听起来像作家了。
随着一天过去，他们慢慢放松下来。他们开始用第一人称写作，使用主动动词。有一阵子他们仍然放不下长词和含糊的名词（「家长沟通回应」）。但渐渐地，他们的句子变得有人味了。当我请他们改写「基于可接受的标准，还建立了针对这些目标的评估程序」时，其中一位写道：「学年结束时，我们将评估我们的进展。」另一位写道：「我们将看看我们取得了多大的成功。」
那就是家长想要的通俗话。这也是股东想从公司那里得到的，客户想从银行那里得到的，遗孀想从处理她社会保障的机构那里得到的。人们深切渴望人与人之间的接触，憎恶夸夸其谈。最近我收到一封来自供应我电脑需求的公司寄来的「亲爱的客户」信。信的开头是：「自 3 月 30 日起，我们将把最终用户的订单录入和耗材转介处理迁移到一个新的电话营销中心。」我最后总算弄明白，他们有了一个新的 800 号码，而最终用户就是我。任何不愿费心让自己的写作既清晰又亲切的组织，都会失去朋友、客户和金钱。让我用另一种方式为商界高管们说一遍：预期盈利能力将经历短缺。
这里有一个例子，说明公司如何用矫揉造作的语言扔掉自己的人性。这是一家大型企业发布的「客户公告」（customer bulletin）。客户公告的唯一目的是向客户提供有用的信息。这份公告的开头是：「公司正越来越多地转向容量规划技术（capacity planning techniques），以确定未来的处理负载何时会超过处理能力。」这句话对客户毫无益处；它凝结着「容量」和「能力」这样的奥威尔式名词，传达不出任何客户能想象的程序。容量规划技术到底是什么？规划的是谁的容量？由谁规划？第二句话说：「容量规划为决策过程增添了客观性。」又是一堆死名词。第三句话说：「管理层在信息系统资源的关键领域被赋予了强化的决策参与。」
客户不得不在每个句子后面停下来翻译它。这份公告不如用匈牙利语写。他从第一句开始——就是关于容量规划技术的那句。翻译过来，它的意思是「当你的电脑超负荷运转时，知道这一点是有帮助的」。第二句——「容量规划为决策过程增添了客观性」——意思是你在决定之前应该了解事实。第三句——关于强化的决策参与的那句——意思是「你对你的系统了解得越多，它运行得就越好。」它也可能意味着其他几件事。
但客户不会一直翻译下去。很快他就会去找另一家公司。他想：「如果这些家伙这么聪明，为什么不能告诉我他们是干什么的？也许他们并没有那么聪明。」公告接着说，「为了未来的成本规避，生产力已经得到了提升。」这似乎意味着产品将是免费的——所有成本都被规避了。接下来公告向客户保证「该系统交付时带有功能性。」意思是它能用。我希望如此。
最后，在结尾处，我们瞥见了一丝人性。公告的写作者问一位满意的客户为什么选择这个系统。那人说他选择它是因为公司的服务声誉。他说：「电脑就像一支精致的铅笔。你不在乎它是怎么工作的，但如果它坏了，你希望有人在那里修好它。」注意，在之前所有垃圾之后，这个句子是多么令人耳目一新：在它的语言上（舒适的词语）、在它能让我们想象的细节上（那支铅笔）、在它的人性上。写作者把这个技术过程与我们都熟悉的一段经历联系起来——东西坏了等修理工上门——从而抽走了其中的冷漠。我想起了我在纽约地铁里看到的一块告示，它证明即使是一个庞大的市政官僚机构也能有人情味地与它的服务对象说话：「如果您经常乘坐地铁，您可能见过指示您去从未听说过的列车的标志。这些只是非常熟悉的列车的新名字。」
尽管如此，通俗话在企业美国（corporate America）不会轻易实现。事关太多的虚荣。各个层级的管理者都是这样一个观念的囚徒：简单的风格反映简单的心灵。实际上，简单的风格是艰苦工作和艰苦思考的结果；混乱的风格反映的是混乱的思考者，或者一个太傲慢、太愚蠢、太懒惰而不愿整理自己思想的人。记住，你写的东西往往是你唯一的机会，向某个你需要其业务、金钱或善意的人展示你自己。如果你写的东西华丽、浮夸或模糊，你就会被这样看待。读者别无选择。
格林尼治之后，我冒险走进企业美国，为一些大公司主持工作坊，它们也请求被去行话化。「我们连自己的备忘录都看不懂了，」他们告诉我。我与那些撰写这些公司为内部和外部消费而生的大量材料的男男女女一起工作。内部材料包括内部刊物（house organ）和通讯稿，其目的是告诉员工他们的「厂区」（facility）正在发生什么事，并给他们一种归属感。外部材料包括寄给股东的 glossy 杂志和年报、高管发表的演讲、发给新闻界的新闻稿，以及解释产品如何运作的消费手册。我发现其中几乎一切都缺乏人味的汁液，而且有很多令人无法理解。
通讯稿中典型的句子是这样的：
与上述增强功能同时宣布的是对系统支持计划的更改，该计划产品与 NCP 配合运行。额外的功能增强包括动态重新配置和系统间通信。
做这样的工作对写作者来说毫无乐趣，对读者来说肯定也没有。这是《星际迷航》（Star Trek）里的语言，如果我是一名员工，这些提振我士气的努力既不会让我振奋，也不会让我知情。我会停止阅读它们。我告诉企业写作者们，他们必须找到那些被描述的出色成就背后的人。「去找构思了新系统的工程师，」我说，「或者去找设计它的设计师，或者去找组装它的技术员，让他们用自己的话告诉你这个想法是怎么来的，或者他们是怎么把它组装起来的，或者现实世界中的真实的人将如何使用它。」暖化任何机构的方法，就是找到那个失踪的「我」。记住：「我」是任何故事中最有趣的元素。
写作者们解释说，他们确实常常采访工程师，但没法让他说人话。他们给我看了些典型的引语。工程师们说着一种满是缩写的神秘语言（「子系统支持仅在 VSAG 或 TNA 下可用」）。我说写作者们必须不断地回去找工程师，直到他最终让自己被听懂为止。他们说工程师不「想」被弄懂：如果他说得太简单，在同僚眼里他会像个傻瓜。我说他们的责任是对事实和读者负责，而不是对工程师的虚荣负责。我敦促他们相信自己是写作者，不要放弃控制权。他们回答说，这话说来容易做来难，在等级森严的公司里，书面报告需要在一连串更高的层级上获得批准。我感觉到一股恐惧的暗流：按公司的方式做事，不要为了把公司变得有人情味而拿自己的工作冒险。
高层管理者同样是想要听起来重要的受害者。有一家公司每月出版一份通讯，让「管理层」与中层管理者和下层员工分享他们的关切。每一期都醒目地刊登着部门副总裁的一篇训示性致辞，我就叫他托马斯·贝尔（Thomas Bell）吧。从他的月度致辞来看，他是个浮夸的蠢货，什么也没说，还用虚张的冗词把它说出来。
当我提到这一点时，写作者们说托马斯·贝尔实际上是个谦逊的人，是个好管理者。他们指出，致辞不是他自己写的；是别人替他写的。我说贝尔先生被坑了——写作者们应该每个月去找他（必要时带着录音机），一直待到他用回家跟贝尔太太说话时同样的语言来谈论他的关切为止。
我意识到的是，美国的大多数高管并不写署着他们名字出现的东西，也不写他们在演讲里说的话。他们已经交出了使他们独一无二的品质。如果他们的机构和他们都显得冷漠，那是因为他们默许了这个被吹胀又抽干的过程。他们专注于自己的高科技，忘记了他们拥有的某些最强大的工具——无论是行善还是作恶——是词语。
如果你为机构工作，无论你的职位是什么，无论你的层级是什么，写作时做你自己。你会作为机器人中一个真实的人脱颖而出，而你的榜样甚至可能说服托马斯·贝尔自己写自己的东西。